GDPR-beleid

1. Toepassingsgebied

Dit GDPR-beleid beschrijft hoe Thalmyrin persoonsgegevens verwerkt wanneer u onze website bezoekt, meubels bekijkt, een bestelling plaatst, een betaling uitvoert, een levering laat uitvoeren of gebruikmaakt van onze annulerings-, retour- en terugbetalingsprocedures of klantenservice.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), ook bekend als de GDPR, de toepasselijke Nederlandse privacywetgeving en andere relevante wettelijke voorschriften.

In dit beleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij kunnen verwerken, voor welke doeleinden dit gebeurt, op welke rechtsgrondslagen de verwerking berust, hoe lang gegevens worden bewaard en welke privacyrechten u heeft.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van uw interactie met onze website en de diensten die u gebruikt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken.

• Identificatie- en contactgegevens: zoals uw naam, e-mailadres en telefoonnummer, voor zover u deze gegevens verstrekt of deze nodig zijn voor de uitvoering van uw bestelling.

• Bestel- en transactiegegevens: zoals bestelnummer, bestelde producten, bestelstatus, betalingsstatus en gegevens over annuleringen, retourzendingen en terugbetalingen.

• Bezorggegevens: zoals de naam van de ontvanger, het bezorgadres en andere gegevens die noodzakelijk zijn voor de levering van uw bestelling.

• Klantenservicegegevens: zoals vragen, klachten, verzoeken tot wijziging van bestellingen en correspondentie over service en nazorg.

• Technische en gebruiksgegevens: zoals IP-adres, browsertype, apparaatgegevens, serverlogboeken en gegevens over het gebruik van de website, voor zover deze worden verzameld en als persoonsgegevens kwalificeren.

• Cookiegegevens: gegevens die via cookies of vergelijkbare technologieën worden verwerkt, afhankelijk van de gebruikte technologie, het doel ervan en uw cookievoorkeuren.

Persoonsgegevens kunnen rechtstreeks door u worden verstrekt, ontstaan tijdens het bestel- en betalingsproces of worden gegenereerd door het technische gebruik van de website.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor de betreffende doeleinden. Welke gegevens daadwerkelijk worden verwerkt, is afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten en uw interactie met onze website.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

• Het verwerken en beheren van bestellingen en het uitvoeren van overeenkomsten.

• Het organiseren van de levering van bestelde meubels.

• Het behandelen van annuleringen, retourzendingen, terugbetalingen en andere verzoeken na aankoop.

• Het beantwoorden van vragen, het behandelen van klachten en het verlenen van klantenservice.

• Het beheren van administratieve gegevens en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

• Het beveiligen van de website, het opsporen van misbruik en het voorkomen van fraude.

• Het onderzoeken en behandelen van geschillen en het beschermen van onze gerechtvaardigde belangen.

• Het analyseren van websitegebruik en het verbeteren van de functionaliteit en dienstverlening, voor zover dit rechtmatig is.

• Het uitvoeren van marketingactiviteiten, voor zover deze daadwerkelijk plaatsvinden en daarvoor een geldige rechtsgrondslag bestaat.

Persoonsgegevens worden niet verwerkt voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het oorspronkelijke verwerkingsdoel, tenzij de toepasselijke wetgeving een dergelijke verdere verwerking toestaat.

4. Rechtsgrondslagen voor gegevensverwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrondslag bestaat overeenkomstig artikel 6 AVG. Afhankelijk van de aard en het doel van de verwerking kunnen de volgende rechtsgrondslagen van toepassing zijn.

Uitvoering van een overeenkomst

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is om een overeenkomst met u uit te voeren of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat een overeenkomst wordt gesloten. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het verwerken van bestellingen, het organiseren van leveringen en het behandelen van retour- of terugbetalingsverzoeken.

Wettelijke verplichting

Bepaalde persoonsgegevens moeten mogelijk worden verwerkt of bewaard om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld op het gebied van belastingheffing, boekhouding en toepasselijke consumentenbeschermingsregels.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van ons of een derde, mits uw belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden niet zwaarder wegen. Dit kan, afhankelijk van de omstandigheden, betrekking hebben op websitebeveiliging, fraudepreventie, geschillenbeheer en de verbetering van onze dienstverlening.

Toestemming

Wanneer toestemming wettelijk vereist is, verwerken wij persoonsgegevens pas nadat u geldige toestemming heeft gegeven. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor bepaalde niet-noodzakelijke cookies of marketingactiviteiten waarvoor voorafgaande toestemming nodig is.

U kunt toestemming intrekken wanneer u dat wenst. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking op basis van geldige toestemming heeft plaatsgevonden.

De toepasselijke rechtsgrondslag wordt bepaald aan de hand van het concrete verwerkingsdoel. Niet iedere verwerking berust op toestemming en niet iedere verwerking vereist dezelfde rechtsgrondslag.

5. Delen van persoonsgegevens

Wij kunnen persoonsgegevens delen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, wanneer daarvoor een geldige rechtsgrondslag bestaat of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Afhankelijk van de betreffende verwerking kunnen ontvangers onder meer bestaan uit:

• Betalingsdienstverleners: voor het verwerken en beheren van betalingen en terugbetalingen.

• Logistieke en bezorgdienstverleners: voor het uitvoeren en beheren van leveringen.

• Hosting- en technische dienstverleners: voor het beschikbaar houden, onderhouden en beveiligen van de website en bijbehorende systemen.

• Analyse- en marketingdienstverleners: voor zover dergelijke diensten daadwerkelijk worden gebruikt en de gegevensverwerking rechtmatig plaatsvindt.

• Bevoegde overheidsinstanties en toezichthouders: wanneer verstrekking wettelijk verplicht is of op een andere geldige wettelijke grondslag berust.

Wij beperken het delen van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is voor het betreffende doel. Waar vereist, maken wij afspraken met dienstverleners over vertrouwelijkheid, beveiliging en de verwerking van persoonsgegevens.

Afhankelijk van hun rol kunnen derden optreden als verwerker, zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke. Hun verantwoordelijkheden worden bepaald door de feitelijke verwerkingsactiviteiten en de toepasselijke wetgeving.

6. Bewaartermijnen van persoonsgegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.

Bij het bepalen van de bewaartermijn houden wij rekening met de aard van de gegevens, het verwerkingsdoel, de duur van de klantrelatie, toepasselijke wettelijke bewaarplichten en de noodzaak om eventuele geschillen te behandelen.

Bestel-, transactie- en financiële gegevens kunnen bijvoorbeeld langer moeten worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is om aan fiscale of boekhoudkundige verplichtingen te voldoen.

Gegevens die niet langer nodig zijn en waarvoor geen wettelijke of andere geldige bewaarplicht bestaat, worden verwijderd, geanonimiseerd of, indien passend, verder verwerkt met beperkingen die aan de toepasselijke wetgeving voldoen.

7. Uw rechten onder de AVG

Op grond van de AVG heeft u, afhankelijk van de omstandigheden en de wettelijke voorwaarden, de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Recht op inzage

U kunt vragen of wij uw persoonsgegevens verwerken en, indien dat het geval is, inzage krijgen in deze gegevens en de wettelijk vereiste informatie over de verwerking.

Recht op rectificatie

U kunt verzoeken om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of onvolledige gegevens te laten aanvullen wanneer dit passend is.

Recht op gegevenswissing

U kunt in bepaalde omstandigheden verzoeken om uw persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit recht geldt niet wanneer wij de gegevens bijvoorbeeld moeten bewaren om aan een wettelijke verplichting te voldoen of wanneer een andere wettelijke uitzondering van toepassing is.

Recht op beperking van de verwerking

U kunt in de wettelijk bepaalde situaties verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Wanneer de wettelijke voorwaarden zijn vervuld, kunt u de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. Indien dit technisch haalbaar is en aan de wettelijke voorwaarden wordt voldaan, kunt u verzoeken om deze gegevens rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

Dit recht geldt uitsluitend voor verwerkingen waarop artikel 20 AVG van toepassing is.

Recht van bezwaar

U kunt onder de voorwaarden van artikel 21 AVG bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens, waaronder verwerkingen die berusten op een gerechtvaardigd belang.

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, heeft u het recht daar op elk moment bezwaar tegen te maken. Na een dergelijk bezwaar worden uw persoonsgegevens niet langer voor dat doel verwerkt.

Recht om toestemming in te trekken

Wanneer een verwerking op uw toestemming berust, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming

U heeft onder de voorwaarden van artikel 22 AVG het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit dat rechtsgevolgen voor u heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft, behoudens de toepasselijke wettelijke uitzonderingen.

Het uitoefenen van deze rechten is onderworpen aan de voorwaarden en uitzonderingen van de AVG. Wij beoordelen ieder verzoek afzonderlijk en informeren u wanneer een verzoek geheel of gedeeltelijk niet kan worden ingewilligd.

8. Hoe kunt u uw privacyrechten uitoefenen?

U kunt een verzoek met betrekking tot uw persoonsgegevens indienen via de contactgegevens aan het einde van dit beleid. Vermeld zo duidelijk mogelijk welk recht u wilt uitoefenen en op welke gegevens of verwerking uw verzoek betrekking heeft.

Om uw persoonsgegevens te beschermen, kunnen wij aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om uw identiteit vast te stellen. Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan nodig is om het verzoek veilig te behandelen.

Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Wanneer een verzoek complex is of wanneer wij meerdere verzoeken ontvangen, kan deze termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval informeren wij u binnen de eerste maand over de verlenging en de redenen daarvoor.

De behandeling van een verzoek vindt plaats volgens de toepasselijke wettelijke voorwaarden. Afhankelijk van de omstandigheden kunnen wij aanvullende informatie nodig hebben of kunnen wettelijke uitzonderingen van toepassing zijn.

Wanneer wij geen gevolg geven aan uw verzoek, informeren wij u binnen de toepasselijke termijn over de redenen daarvoor en over de mogelijkheden om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthouder of een andere wettelijke voorziening te gebruiken.

9. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken om essentiële websitefuncties te ondersteunen, voorkeuren te onthouden en, indien van toepassing, het gebruik van de website te analyseren of marketingactiviteiten mogelijk te maken.

Het gebruik van deze technologieën vindt plaats in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving en regels voor elektronische communicatie.

Voor cookies en vergelijkbare technologieën waarvoor voorafgaande toestemming wettelijk vereist is, vragen wij toestemming voordat deze worden geplaatst of uitgelezen. Waar van toepassing, kunt u uw voorkeuren wijzigen of uw toestemming intrekken via de beschikbare cookie-instellingen.

De verwerking van persoonsgegevens via cookies vereist daarnaast een passende rechtsgrondslag onder de AVG, wanneer de betrokken informatie als persoonsgegevens kwalificeert.

De specifieke categorieën cookies, hun doeleinden en de beschikbare keuzemogelijkheden worden beschreven in ons afzonderlijke Cookiebeleid. Bij eventuele verschillen in de praktische inrichting van cookie-instellingen zijn de daadwerkelijk aangeboden instellingen en de toepasselijke wettelijke voorschriften bepalend.

10. Beveiliging van persoonsgegevens en datalekken

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging, wijziging en ongeoorloofde verstrekking.

De aard en omvang van deze maatregelen worden afgestemd op de risico's van de verwerking, de gevoeligheid van de gegevens en de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Geen enkele methode voor elektronische gegevensoverdracht of gegevensopslag kan onder alle omstandigheden absolute veiligheid garanderen. Daarom kunnen wij niet beloven dat persoonsgegevens onder alle omstandigheden volledig vrij blijven van beveiligingsrisico's.

Wanneer zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, beoordelen wij de aard en de mogelijke gevolgen van de inbreuk. Indien de AVG dit vereist, melden wij de inbreuk aan de bevoegde toezichthouder en informeren wij de betrokken personen wanneer sprake is van een hoog risico voor hun rechten en vrijheden, behoudens toepasselijke wettelijke uitzonderingen.

11. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER), moet deze doorgifte voldoen aan hoofdstuk V van de AVG.

Afhankelijk van de omstandigheden kan een doorgifte bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen of een andere doorgiftegrondslag die door de AVG wordt toegestaan.

Indien passende waarborgen vereist zijn, moeten deze voldoen aan de toepasselijke wettelijke voorwaarden. Waar nodig worden aanvullende maatregelen beoordeeld om een passend beschermingsniveau te waarborgen.

De toepasselijke vereisten hangen af van de betrokken partijen, de bestemming van de gegevens en de aard van de doorgifte. Het enkele feit dat contactgegevens buiten de EER zijn gevestigd, betekent niet automatisch dat persoonsgegevens daadwerkelijk naar dat land worden doorgegeven.

12. Verantwoordelijkheid voor gegevensbescherming en klachten

De verantwoordelijkheden voor de verwerking van persoonsgegevens worden bepaald door de feitelijke verwerkingsactiviteiten, de rol van de betrokken partijen en de toepasselijke wetgeving.

Wanneer Thalmyrin optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, bepaalt de verantwoordelijke partij de doeleinden en middelen van de betreffende verwerking. Wanneer een derde als verwerker optreedt, verwerkt deze persoonsgegevens namens de verwerkingsverantwoordelijke en volgens de toepasselijke afspraken en wettelijke verplichtingen.

Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet in overeenstemming met de AVG of andere toepasselijke privacywetgeving worden verwerkt, kunt u een klacht indienen bij een bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.

Voor personen die onder de Nederlandse bevoegdheid vallen, kan dit onder meer de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zijn. Afhankelijk van de omstandigheden en de toepasselijke bevoegdheidsregels kunt u ook contact opnemen met een andere bevoegde toezichthouder binnen de Europese Unie.

Het indienen van een klacht bij een toezichthouder doet geen afbreuk aan andere rechtsmiddelen die u volgens de toepasselijke wetgeving kunt gebruiken.

13. Wijzigingen en toepasselijke wetgeving

Wij kunnen dit GDPR-beleid aanpassen wanneer onze bedrijfsactiviteiten, websitefunctionaliteiten, gegevensverwerkingsprocessen of toepasselijke wettelijke voorschriften veranderen.

De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd. Wanneer een wijziging van belang is voor de transparantie of de rechtmatigheid van de verwerking, vermelden wij de toepasselijke ingangsdatum en verstrekken wij aanvullende informatie wanneer dit wettelijk vereist is.

Dit beleid is opgesteld met inachtneming van de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679), de toepasselijke Nederlandse privacywetgeving en andere relevante wettelijke voorschriften.

De toepasselijke wettelijke bepalingen blijven leidend bij de uitleg en uitvoering van dit beleid.

14. Contactgegevens

Heeft u vragen over dit GDPR-beleid, de verwerking van uw persoonsgegevens of wilt u een verzoek indienen met betrekking tot uw privacyrechten? U kunt contact met ons opnemen via de onderstaande gegevens.

Telefoon: +81 80-6147-2936
E-mail: care@thalmyrin.com
Adres: 3 Huwai-so, Fukuba-cho 1-chome 555, Kurayoshi, Tottori 682-0018, Japan
Openingstijden: maandag tot en met vrijdag, 09:00 – 18:00 uur (JST)